PENGANTAR IILMU KEARSIPAN (ASIP4101) RANGKUMAN, RINGKASAN, RESUME, MODUL 8 ~ Gunungkidul

Image result for Pengantar ilmu kearsipan ASIP4101

KAMI ADALAH MAHASISWA UPBJJ YOGYAKARTA FISIP ILMU PERPUSTAKAAN S1 TAHUN 2017

NAMA : CATUR KISWANA PUTRA

NIM : 021812568

Alamat : Jl. Wanagama 1, Banaran 2, Rt: 08 Rw: 02 Banaran, Playen, Gunungkidul, yogyakarta

DI BAWAH INI ADALAH HASIL RESUME, RANGKUMAN, RINGKASAN MODUL 8 PENGANTAR IILMU KEARSIPAN

MANAJEMEN REKOD INAKTIF, PENAKSIRAN, RETENSI, DAN PEMUSNAHAN REKOD

KB 1 MANAJEMEN REKOD INAKTIF

· Rekod inaktif lazimnya tdk disimpan di unit masing2, melainkan disimpan di pusat rekod, dg tidak lagi menggunakan pendekatan pemberkasan menurut berbagai system( abjad, klasifikasi, numeric, dsb) melainkan menurut seri artinya beberkaskan berdasar kegiatan unit masing2.

· Secara umum 40%rekod sebuah instansi merup rekod inaktif, dg rincian 30% rekod inaktif, dan 10% rekod jangka panjang

· Rekod inaktif adl rekod yg jarang digunakan namun hrs tetap dipertahankan utk keperluan rujukan atau memenuhi syarat retensi sesuai ketentuan undang2

· Dalam menentukan cara yg paling cocok utk menyimpan rekod inaktif dari segi manajemen rekod dan pemakai perlu pertimbangan hal2 berikut:

1. Pengembangan jadwal pemusnahan

2. Keputusan menyangkut media penyimpan

3. Keputusan menyangkut fasilitas penyimpanan

· Migrasi = perubahan bentuk rekod, missal dari kertas diubah jadi bentuk elaktronik

· Dalam memilih tempat penyimpanan rekod inaktif terdapat 3 pilihan:

1. Menggunakan ruang yg ada yg tdk cocok utk keperluan kantor, namun memenuhi syarat fisik&lingkungan utk menyimpan rekod inaktif

2. Mendirikan gedung utk menyimpan rekod, biar lokasi jauh, namun hemat krn harga tanah atau sewanya lbh rendah

3. Menggunakan jasa commercial record centre atau pusat rekod komersial yg sepenuhnya dikelola oleh swasta

· Sebuah instansi atau perush akan menggunakan jasa commercial records centre apabila:

1. Memiliki sedikit rekod inaktif

2. Perlu menyimpan rekod dlm jarak lebih dr 50 km, khususny utk rekod vital, alas an penanggulangn bencana atau alas an lain

3. Tdk memiliki ruang atau tempat penyimpanan rekod inaktif yg ekonomis

4. Kapasitas milik instansi/perush telah melewati kapasitas penyimpanan

5. Instansi/perush mmg tdk bermaksud mengoperasikan pusat rekodnya

· Tujuan pembentukan pusat rekod (inaktif) sbb:

1. Mengurangi volume total rekod yg disimpan di kantor dan tempat penyimpanan

2. Mengendalikan arus rekod dinamis dari kantor ke tempat penyimpanan yg hemat biaya

3. Membebaskan ruang dari penyimpanan rekod inaktif

4. Menyususn system temu balik yg efisien

5. Menyususn program microfilm bila it menghemat biaya simpan

6. Menyelenggarakan pengamanan total atas rekod inaktif

· 5 metode yg digunakn utk menghitung biaya penggunaan pusat rekod komersial, semuanya berdasar biaya per meter persegi yg digunakan

1. Metode pertama, memasukkan ongkos temu balik rekod sudah termasuk dlm biaya penyimpanan.

2. Metode kedua, di samping sewa penyimpanan ditambahkna biaya temu balik yg dihitung atas dasar per jam

3. Ketiga, mencakup sewa gedung ditambah biaya tetap atas berbagai jenis jasa

4. Keempat, menggunakan kontrak jasa

5. Kelima, menggunakan gabungan berbagai metode di atas, trmasuk jaminan minimum jml temu balik +setiap kali penelusuran di atas jumlah yg ditentukan

· Penyimpanan Ing-griya (in house) artinya penyimpanan rekod di fasilitas yg dioperasikan oleh sebuah instansi/perush.dgn tidak memandang apakah lokasi penyimpanan berada di lngkungan gedung sendiri atau di premis gedung yg terpisah

· Untuk menghitung biaya operasi fasilitas penyimpanan rekod ing-griya maka manajer rekod harus mengetahui isu yg dihadapinya: a.l: a. tuntutan akses b.volume rekod yg akn disimpan c. tingkat jasa yg diberikan d. jenis rekod inaktif yg akn disimpan

· Criteria yg diterapkan pd jasa penyimpanan swsta menyangkut sbb:

a. Pengamanan thd rekod, khususnya perlindungan akses thd pihak yg tdk berwenang

b. Perlindungan thd gangguan lingkungan

c. Rencana pengembangan

d. Jasa temu balik

e. Jasa pemusnahan

f. Media yg disimpan

g. Mutu hubungan dg nasabah dan reputasi perush

h. Jasa lain

i. Kontrak dan pembayaran sewa

· Fasilitas penyimpanan ing-griya : rak dan lemari, mobile shelving, tangga, container, susunan rak, media

· Transfer rekod dinamis, artinya pemindahan rekod aktif ke pusat rekod inaktif atau ke tempat lain.

· Cara pemusnahan rekod inaktif: rekod kertas didaur ulang, dgn dicacah, kemudian dibuat bubur (pulp). Rekod nonkertas, dg dibakar, smakin ditentang pihak pecinta lingkungan, maka microfilm harus dicacah atau granulasi artinya dicacah menjadi potongan kecil2

KB 2 PENAKSIRAN (APPRAISAL), RETENSI, DAN PEMUSNAHAN REKOD

· Program retensi rekod adl program yg memuat jadwal dan prosedur penyimpanan rekod sebuah badan, organiasasi atau perorangan, memindahkannya ke penyimpanan rekod inaktif berdasarkan nilainya.

· Taksiran atau appraisal adl fungsi arsip utk menentukan pemusnahan rekod inaktif berdasar nilainya

· Retensi memiliki 2 tujuan utama: yaitu:

1. Memenuhi keperluan instansi/perush: mengurangi biaya, efisiensi dan konsistensi temu balik

2. Tuntutan/persyaratan perundang2an →Kitab Undang2 Hukum Dagang, UU Dokumen Perusahaan No.8 th 1997

· Taksiran rekod inaktif adl pemeriksaan atas data yg terkumpul melalui inventaris rekod inaktif guna menentukan nilai masing2 seri rekod inaktif bagi instansi

· Proses taksiran bertujuan memperoleh retensi dan pemusnahan rekod inaktif

· Langkah menyusun jadwal retensi rekod inaktif:

1. Menentukan nilai seri→ : nilai administratif→ nilai yg dimiliki rekod thd instansi/perush yg menciptakan rekod inaktif dlm melakukan kegiatan

Nilai fiskal→ nilai yg terkandung dlm rekod menyangkut dokumentasi pengguanaan anggaran pemerintah yg diperlukan utk audit

Nilai hukum→ menyangkut kepemilikan, persetujuan, dan transaksi

Nilai historis→ disimpan utk keperluan sejarah

2. Menyusun periode retensi

3. Menentukan persyaratan, dan periode retensi

· Factor yg perlu dipertimbangkan dlm menyusun jadwal retensi rekod: 1. Ketentuan perundang2an→ pasal 6 KUHD

2.ketentuan pemerintah 3. Pembatasan undang2

· Implementasi program retensi→ penyusunan jadwal, penyebaran jadwal retensi, tinjau ulang dan revisi jadwal, serta penyusunan pedoman kebijakan retensi

· Di AS trdapat Undang2 bernama Uniform Photographic Copies of Bussines and Public Records as Evidence Act ( UPA)yg menyatakan bahwa reproduksi kopi statis memiliki kekuatan hokum yg setara dgn kopi aslinya.

· Pemusnahan : a. rekod inaktif dimusnahkan scra sistematis sesuai dg program retensi

b. program retensi rekod inaktif hrs pny tanggung jawab

c. hrs ada prosedur yg memungkinkan penghentian pemusnahan rekod inaktif yg ada kaitannya dg ligitasi dan penyidikan pemerintah

d. pendokumentasian pemusnahan rekod inaktif harus disimpan

· Metode pemusnahan: a. pencacahan b. pembakaran c. penusnahan kimiawi d. pembuburan