PENGANTAR IILMU KEARSIPAN (ASIP4101) RANGKUMAN, RINGKASAN, RESUME, MODUL 6 ~ Gunungkidul

Image result for Pengantar ilmu kearsipan ASIP4101

KAMI ADALAH MAHASISWA UPBJJ YOGYAKARTA FISIP ILMU PERPUSTAKAAN S1 TAHUN 2017

NAMA : CATUR KISWANA PUTRA

NIM : 021812568

Alamat : Jl. Wanagama 1, Banaran 2, Rt: 08 Rw: 02 Banaran, Playen, Gunungkidul, yogyakarta

DI BAWAH INI ADALAH HASIL RESUME, RANGKUMAN, RINGKASAN MODUL 6 PENGANTAR IILMU KEARSIPAN

PENGAMANAN REKOD, PENCEGAHAN BENCANA, DAN REKOD VITAL

KB 1 PENGAMANAN REKOD DAN PENCEGAHAN BENCANA

· Menurut undang2, rekod keuangan disimpan di instansi pemerintahan harus disimpan selama 30 tahun, dan pd perush swasta berdasar UU dokumen Perusahaan no.8 tahun 1997, rekod keuangan cukup disimpan 10 tahun.

· Privasi adlah data tentang sesorang yg boleh dan tidak boleh disebarluaskan tanpa sepengatahuan orang yg bersangkutan.

· Program management keamanan mencakup :

1. Penentuan sasran

2. Batasan tanggung jawab

3. Penilaian resiko

4. Penyusunan kebijakan dan prosedur

5. Prosedur meng audit, memantau dan menilai system

· Kawasan dan fasilitas akses:

1. Jenis control akses

2. Kunci

3. Entri elektrik, elektronik &mekanis

4. Kartu plastic

5. Atribut biometrika & fisik

6. Stm kombinasi

· Jenis control akses: minim kunci, cara masukan secara elektrik, elektronik dan mekanis( waktu kombinasi, alarm galat,penalty waktu, penundaan pintu brp lama pintu terbuka, indikasi jarak jauh dg sinyal) ; kartu plastic bersandi, atribut biometrika dan fisik(sandi masuk dgn cirri fisik) serta kombinasi berbagai system.

· Pengendalian akses keberkas elektronik mencakup :

1. Pengamanan media tak tergerakkan /non removable →hardisk→ dg cra mengontrol akses ke peralatan tsb.menggunakan kode numeric, kata sandi,/kombinasi

2. Pengamanan media tergerakkan/ removable→disket,cakram optik→mengunci disket,dll

· Bencana →menurut Liga Palang Merah Internas.→situasi yg menyebabkan pola hidup sehari2 tiba2 terganggu & masy terbenam dlm ketid kberdayaan & mnderita

· Metode pencegahan bencana:

1. Rekod kertas→tdk dimasukkan dlm rencana pencegahan bencana krn informasinya sdh disimpan pd disket, cakram/disk, dan cakram makas/hardisks

Kebakaran →kertas disimpan pd lemari besi, lemari, ruangan, dan kardus tahan penyimpanan 175°C.Kelembaban sekitar 50% sedang suhu antara 18-24°C

2. Rekod bentuk mikro → kebakaran →max 70°C dan batas kelembabab 85%. Jamur%lumut→kelembaban 40% dpt menahan laju jamur lumut.

3. Rekod media magnetis→ kebakaran→tdk tahan lebih dari 65°C dan kelembaban 85°C, hendaknya disimpan suhu 10°C-52°C, kelembaban 8-80%

4. Guna mengurangi resiko kebakaran, cara2 yg dsarankan:

a. menggunakan alat yg digerakkan hasrawi/manual.

b.mgunakn forklift daya gas bukannya listrik,

c.melarang menggunakn alat pemanas.

D.melarang penyimpanana bhn kimia

e. laranngan merokok

f.membatasi ruanagan simpan min 30cm dr sumber cahaya

· Metode penyelamatan: 1. Vacuum freeze drying→proses penyelamatan materi, materi kusus kertasa dibekukan, kemudian dikeringkan dlm ruang panas.

2. Vacuum drying→ materi rekod yg basah ditempatkan dlm ruangan yg menarik embun dg cara penghampaan.

3. Pembekuan (freezing) → kertas yg basah dimasukkan dlm ruang brsuhu titik beku, dibiarkan membeku bbrp lama, kemudian bru ditentukn langkah slnjtny

4. Pengeringan bantuan udara→ 10°C-12°C dan kelembaban relative 25-35%

KB2 REKOD VITAL

· Rekod vital→ rekod yg penting →rekod kelas 1→ dpt berupa rekod aktif maupun inaktif. Cth rek inaktif→anggaran dasar instansi/perush

· Program perlindungan rekod vital→ a.l mengidentifikasi apa saj yg dicakup ol rekod vital, prosedur penyimpann d tmpt yg aman

· Program rekod vital adl metode pemilihan, perlindungan scr sistematis serta menyediaknnya dlm wktu darurat beruba (a)rekod yg dianggap mutlak utk kepentingan instansi/perush termasuk tnggung jwb dlm keadaan darurat. (b). rekod yg diperlukan utk melindungi hak ssorg serta pemerintah,serta (c) rekod yg mutlak perlu utk pmbangunan kembali instsi/perush.

· Biasanya rekod vital berjumlah 3-5% dari rekod yg disimpan instansi/perush

· Klasifikasi rekod vital : a. rekod kls 1,masuk kls vital→ tdk dpt diganti krn bukti kepemilikan. Cth tagihan, inventaris, kontrak, materi kreatif, dok.penelitian

Contoh: account receivable, hak cipta, paten, saham, surat piutang, daftar pajak, kontrak,notulen pertemuan puncak pimpinn, sewa kontrak

2. rekod kls 2→masuk kls penting→ utk kelangsungan hidup instansi/perush. dapat diganti tp dg biaya&waktu. Cth rekaman gaji, kuitansi di brankas

Contoh: account payable, inventaris, catatan nasabah, catatan produksi, pemesanan, daftar gaji

3. kelas 3→ masuk kls bermanfaat→dibutuhkan dm kelangsungan operasi instansi/perush. wlupun tergantikan namun kehilangannya dpt mandeg sementara

Contoh: rekening bank, surat lamaran, korespondensi umum

4. kelas 4 dianggap tdk penting→cth permintaan yg dijawab, iklan dan pengumuman

· Metode perlindungan rekod vital→

1. Duplikasi/ penggandaan→pembuatan turunan dokumen asli. Yg perlu diperhatikan: bentuk duplikat, ada duplikatnya apa tidat, waktu pembuatan duplikat, pembuatan duplikat di mana, brp kalikah pemutakhiran(updating) dilakukan?

2. Pemencaran →kopi dokumen asli disebarkan kpd pihak dalam ataupun luar

· Transfer rekod vital dan prosedur penyimpanan

· Prosedur pindah simpan→senarai induk rekod vital, transfer rekod vital, prosedur penanganan rekod, serta pendidikan keselamatan