PENGANTAR IILMU KEARSIPAN (ASIP4101) RANGKUMAN, RINGKASAN, RESUME, MODUL 2 ~ Gunungkidul

Image result for Pengantar ilmu kearsipan ASIP4101

KAMI ADALAH MAHASISWA UPBJJ YOGYAKARTA FISIP ILMU PERPUSTAKAAN S1 TAHUN 2017

NAMA : CATUR KISWANA PUTRA

NIM : 021812568

Alamat : Jl. Wanagama 1, Banaran 2, Rt: 08 Rw: 02 Banaran, Playen, Gunungkidul, yogyakarta

DI BAWAH INI ADALAH HASIL RESUME, RANGKUMAN, RINGKASAN MODUL 2 PENGANTAR IILMU KEARSIPAN

MANAJEMEN SURAT EDARAN FORMULIR

KB 1 MANAJEMEN SURAT EDARAN

· Surat edaran→directives→ artinya pernyataan kebijakan dan prosedur yang dikeluarkan badan korporasi, termasuk kantor, sekolah, yayasan, perguruan tinggi dan sejenisnya.mencakup pengumuman kantor, bulletin, pengumuman direksi, pernyataan pimpinan, surat edaran, dll

· Surat edaran merup surat yang memandu, memerintahkan atau member informasi kepada karyawan dalam sebuah badan korporasi tentang pekerjaan mereka

· Program manajemen surat edaran terdiri dari 2 aspek:

1. Penyusunan dan pengoperasian system surat edaran. 2. Analisis dan control surat edaran

· System surat edaran:

1. Aras tunggal(single level) →hanya ada 1 sistem yang ada untuk seluruh badan korporasi dan smua isu harus sesuai dgn standar tunggal →digunakn pada korporasi kecil hingga menengah.

2. Aras ganda(multiple level) →pada tingkat administrative tertinggi disusun system utama, sedangkan system individual diperbolehkan pada aras rendah, namun tetap berpegang pada skema klasifikasi subyek standar. →digunakan pada badan korporasi besar, system desentralisasi

· Surat edaran permanen→ memiliki nilai rujukan berkesinambungan dan kemaknawian (signifikansi) jangka panjang→ surat edaran yang berlaku terus sampai saat dicabut atau digantikan dg surat edaran baru. Nama yang lazim digunakan : perintah, instruksi, dan peraturan

· Surat edara sementara→ surat edaran temporer→bersifat transisi belaka, tidakmemilki nilai rujukan berkesinambungan. Nama yg lazim digunakn ialah pengumuman, bulletin, surat edaran, dan sirkiler.

· Berkas surat edaran terbagi atas 2 jenis:

1. Berkas historis(history file) →surt edaran yang kontinyu, permanen yang pnah dikeluarkan oleh badan korporasi

2. Berkas rujuka induk(master reference files) → harus disusun berdasar kode klasifikasi subyek

· Indeks→ sebagai alat bantu untuk mengetahui lokasi semua isu dalam system.

· Indeks surat edaran ada 2:

1. Indeks numerik→ sebuah daftar surat edaran mutakhir yang disusun menurut nomor kontrol→ disebut juga senarai uji atau daftar inventaris

2. Indeks subyek→berisi daftar kata kunci yang disusun menurut abjad sesuai dengan nomor control yang berkaitan dengan surat edaran.

· Klasifikasi →berdasar subyej utk mencegah duplikasi, konflik, kelemahan procedural atau celah dalam cakupan.

· Sifat dari bagan klasifikasi:1. Lengkap 2. Luwes 3. Logis 4. Terbatas 5. Tepat

· Pengkodean atau penyandian→pemberian symbol atau singkatan(angka, huruf, kombinasi alfanumerik) ke subyek yang terdaftar papa table klasikfikasi subyek.

POLA klasifikasi	Numeric	Alphabet	Numericduplex	Alfanumerik	Numeric subyek	Decimal
Personalia	110	A	3	I/A	PERS	1
Karyawan	110	Aa	3-1	A/1	PERS-1	1.1

· Metode surat edaran yg direvisi(artinya penulisan ulang sepenuhnya atas surat edaranyg ada) → dg cara menambahkan awalan abjad ke kode klasifikasi subyek subyek yg telah ditentukan.cth: kode OA-144→OA-144-1A→OA-144-1B

· Atau dgn menambah tanda hubung atau tanda sejenis.cth: O-144→ OA-144.1-1 atau OA-144.1/1

· Format yang digunakan utk menyajikan materi surat edaran, antara lain:

1. Format outline → mengatur informasi dlm bentuk ringkasan dalam hierarki abjad dan numeric. → sangat terstruktur, format serba guna.

Butir2 informasi yg dimuat dlm format outline:

1. Perusahaan yg mengeluarkan surat edaran

2. Pengenal surat edaran

3. Kode bagian pembuat surat edaran

4. Tanggal persetujuan or tanggal efektif mulai berlaku

5. Perihal masalah

6. Kode distribusi

7. Identifikasi halaman berikutnya

8. Blok persetujuan atau tanda tangan

2. Format playscript → berdasar model drama dg nama pelaku( petugas yg bertanggung jawab) tertera pada bagian sisi halaman. Berguna dlm memerinci prosedur. Kerugian: tdk bersifat hierarkis, tdk memerinci sebuah fungsi menjadi rutin dan subrutin spt outline

· Pengaturan surat edaran:

1. Urutan paragraph

2. Pinggiran/indensi

3. Penomoran halaman

4. Materi suplemen

5. Angka

6. Rujukan

7. Lembaran pengantar

8. Revisi

9. Suplemen

· Factor yg perlu dipertimbangkan dlm system system distribusi surat edaran:

1. Pendistribusian secara selektif

2. Didistribusikan secara langsung

3. Pendistribusian secara konsisten

4. Distribusi berdasarkan jabatan

· Analisis dan control surat edaran mencakup analisis isi surat edaran, bantuan editorial pd konseptor surat edaran, koordinasi surat edaran yg baru atau akan direvisi dgn berbagai unit organisator, pemberian nomor control dan pembinaan system surat edaran scra keseluruhan.

· Pemberian nomor control surat edran disertai skema klasifikasi subyek dilakukan setelah persetujuan dari pihak pembuat.

KB2 MANAJEMEN FORMULIR

· Formulir adl sehelai kertas tercetak yg memuat ruangan utk diisi oleh perorangan atau instansi atau perusahaan.. Formulir terbagi menjadi 2 kelompok:

· Formulir intern =digunakan dlm sebuah instansi/ perusahaan, penggunaannya terstruktur. Cth: form.kepegawaian, f.pengadaan, penjualan, f.pengeluaran

· Formulir ekstern= dikeluarkan instansi /perusahaan dg sasaran pengisian atau penggunaanya oleh pihak luar. Cth:order pembelian, yaitu faktur dan memo kredit

· Alas an penggunaan formulir:

1. Penyeragaman kerja. 2. Memudahkan penggolongan/klasifikasi data. 3.Memudahkan pemberkasan

· Manajemen formulir bertujuan utamanya untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas sambil menekan biaya

· Untuk mencapai sasaran tsb manajemen formulir melekukan tindakan:

1. Meniadakan formulir yg tidak perlu

2. Konsolidasi formulir yg bertujuan sama

3. Mencegah formulir baru yg tidak perlu & revisi yg tdk perlu thd form.yg ada

4. Mendesain form.utk memperoleh efektivitas max

5. Memutuskan media yg plg cocok utk setiap formulir

· Komponen program manajemen formulir meliputi:

1. Inventarisasi semua formulir

2. System penomoran yg baku

3. Catalog deskriptif utk semua staf

4. Panduan desain formulir

5. Prosedur produksi formulir

6. Prosedur penyimpanan dan distribusi formulir

· 2 kegiatan utama program manj rekod: analisis →mengidentifikasi kebut.pemakai, &desain→ menggunakan informasi dari analisis utk membuat format yg baik

· Peraturan desain formulir:

1. Gunakan kotak atau keterangan kiri atas

2. Gunakan keterangan yg jelas dan deskriptif

3. Sediakan ruangan yg cukup utk menulis informasi

4. Selalu menempatkan nomor formulir pd tempt yg sama

5. Margin 1cm, dan 2 cm utk tmpat lubang

6. Gunakan huruf sans serif utk tajuk,

7. Tulis instruksi scr jelas dan singkat

8. Urutan distribusi hrs dinyatakan bila form.ganda

9. Gunakan kertas nirkarbon utk form.multikopi.

· Penyimpanan bentuk kertas → menggunakan formulir ing-griya( in-house forms) dg menggunakn perangkat lunak desain formulir atau grafika,

· Bentuk elektronik penyimpananya dg diotomasikan