PENGANTAR IILMU KEARSIPAN (ASIP4101) RANGKUMAN, RINGKASAN, RESUME, MODUL 3 ~ Gunungkidul

Image result for Pengantar ilmu kearsipan ASIP4101

KAMI ADALAH MAHASISWA UPBJJ YOGYAKARTA FISIP ILMU PERPUSTAKAAN S1 TAHUN 2017

NAMA : CATUR KISWANA PUTRA

NIM : 021812568

Alamat : Jl. Wanagama 1, Banaran 2, Rt: 08 Rw: 02 Banaran, Playen, Gunungkidul, yogyakarta

DI BAWAH INI ADALAH HASIL RESUME, RANGKUMAN, RINGKASAN MODUL 3 PENGANTAR IILMU KEARSIPAN

METODE PEMBERKASAN

KB 1 METODE PEMBERKASAN SISTEM ABJAD

· 5 sistem utama dalam pemberkasan rekod:

1. Abjad

2. Numeric

3. Klasifikasi

4. Kronologis

5. Warna

· Penyusunan menurut nama → pemberkasan rekod dg urutn nama orang, organisasi, badan, &bisnis. → system abjad sederhana, plg mudah dibuat& digunakan

· Berkas abjad nama disebut pemberkasan langsung, →Langsung dpt diakses pemakai, tidak diperlukan indeks nama

· Order of entry →unit yg pertama yg merupakan dasar penjajaran dan pengabjadan.

· Pustakawan sejak tahun 1876 mulai mengembangkan peraturan penjajaran (filling) menurut abjad. →1. Filling Rules for Dittionary Catalog of the Library Congres. 2. ALA Rules for Fillling Catalog Card. ALA→American Library Assosiation

· Untuk rekod, ARMA (Assosiation Records Managers and Administrators dari Amerika Serikat mengeluarkan peraturan Alphabetical Filling Rules th 1985.

· 7 peraturan ARMA yg diterjemahkan dlm bhs Indonesia:

1. Abjadlah dg menyusun berkas dalam tata urutan unit demi unit dan menyusul scr abjad pd masing2 unit.

2. Setiap unit pemberkasan dlm sebuah segmen pemberkasan hrs dipertimbangkan. Mencakup kata depan, kata sambung, &kata sandang, kecuali ‘the’ diperlakukan sbg unit penjajaran terakhir.

3. Jajarkanlah dg prinsip nothing before something= segmen unit tunggal mendahului segmen unit jarak.

4. Dalam mengabjad, abaikan tanda baca

5. Anka Arab dan Romawi disejajarkan sebelum huruf. Semua angka Arab mendahului Angka Romawi

6. Akronim dan tanda panggilan pemancar radio, stasion televise dijajarkan sebagai unit tunggal.

7. Berkaskanlah pd nama atau gelar yg paling lazim digunakan.

· Pemberkasan menurut nama paling cocok bilamana korespondensi dan berkas kasus masih kecil dan penambahan dirasakan tdk terlalu banyak.

· PELAJARI PERATURAN NAMA MODUL HALAMN 3.5- 3.19

· Masalah dlm pemberkasan rekod menurut nama:

1. Korespondensi tertulis dan tanda tangan sering kali sulit ditafsirkan →terjadi salah pemberkasan

2. Terjadi kesulitan bila menghadapi nama yg lazim terdapat( terutama nama tunggal yg sama)

3. Untuk nama jawa, banyak nama Su….o, &inggris banyak sekali nama keluarga yg sama, → harus ada unsure pembada

4. Nama yg sama/mirip menyebabkan pemakai hrs merunut banyak berkas

5. Tdk dapat menampung rekod dengan volume besar

6. Perluasan berkas sulit dilakukan

7. Sulit dlm pemusnahan rekod→ system abjad tdk berkaitan dg usia rekod

· Keuntungan system abjad

1. Pemahaman serta pelaksanaanya mudah, dan sederhana

2. Bersifat swaindeks→ sudah mampu mendindeks arsip dinamis itu sendiri, sehingga tdk memerlukan indeks terpisah

3. Luwes →tajuk baru dapat ditambahkan pd setiap berkas tanpa merusak keseluruhan berkas

4. Lansung →langsung dapat digunakan

· Kelemahan system abjad

1. Utk menemu balik makalah dlam jumlah besar →waktu lama→ mengurangi kecepatan operasi system

2. Akan terjadi kekacauan bila ada nama yang sama

3. Berka munglin dimasukkan ke berkas yg memiliki tajuk yg berlainan atau salah pemberkas krn kekeliruan penulisan nama

4. Kesulitan meramalkan ruang atau tempat yg diperlukan utk berbagai huruf

· Susunan menurut geografif → susunan rekod dalam urutan abjad berdasa tempat atau lokasi. → berguna untuk:

1. Perusahaan yg memiliki cabang di berbagai lokasi

2. Perusahaan yg memiliki lisensi utk beroperasi di provinsi tertentu namun tdk boleh giat di kawasan lain.

3. Perusahaan utilitas semacam perush.gas, listrik, air, telpon, dimana nama dan nomor jalan merup.hal penting bila timbul masalah

4. Perush.pembangun (developer), real estate yg memiliki daftar tanah, bangunan yg disusun menurut daerah

5. Penjual melalui pos, penerbit, took buku, pedagang kelas besar yg menggunakan jasa pos

6. Perush.yg mengkhususkan diri berpromosi pd kawasan tertentu., dll.

· Pemberkasan geografis memerlukan indeks abjad terutama utk nama yg berubah krn perundang2an, sejarah, maupun perubahan abjad.

· Keuntungan pemberkasan geografis:

1. Langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks

2. Penentuan lokasi scra cepat bila diketahui subyek yg dibahs

3. Manajer dapat menilai keberhasilan atau kegagalan di berbagai daerah

4. Perkiraan visual aktivitas berkas dalam sebuah kawasan dapat segera diketahui

· Kerugian pemberkasan geografis:

1. Perlu kerja tambahan krn pemakai harus menyusun 2 berkas, → berkas berdasa geografis dan berkas abjad utk indeks

2. Apabila memiliki 2 alamat maka manajer harus menyusun rujukan kedua alamat

3. Salah pemberkasan dpt terjadi krn ada 2 nama kota/tmpat yg sama

4. Utk hasil lbh baik, hendaknya digabung dg metode alfabetis atau numeric

· Pemberkasan menurut abjad subyek → pendekatan pd subyek, bukan lokasi atau nama korespondensi, dikenal dgn nama berkas data, informasi ataupun topic.

· Masalh inti dlm pemberkasan subyek→ pemilihan kata atau frase (ungkapan) yg akan digunakan

· Subyek yg digunakan harus ringkas, mampu mendeskripsikan materi yg diwakilinya dan tdk bersifat taksa→ tdk menimbulkan berbagai tafsiran

· Keuntungan pemberkasan subyek→ penghematan waktu karena semua komentar tertulis menyangkut sebuah topic, situasi, proyek, masalah, yg memerlukan keputusan atasan terkelompok menjadi satu, tidak tersebar menurut nama koresponden atau pengirim surat.

· Kerugian pemberkasan subyek: →bila metode nya kurang tepat.

1. Daftar subyek dan subdivisi cenderung tumbuh tak terkendali

2. Pemberkasan tidak akan efektif apabila istilah yg digunakan tidak dibatasi

3. Memerlukan bantuan analis rekod yang berpengalaman

4. Cenderung menggunakn nama petugas yg bertanggung jawab atas sebuah bagian krn mudah diingat,, pdhl ptugas tsb dpt sj pindah ke bagian lain

5. Memerlukan system rujukan silang yg luas utk menyatukan berbagai subyek terkait, termasuk informasi statistic dan daftar alamat

KB 2 METODE PEMBERKASAN NON ABJAD

· Metode pemberkasan non abjad:

1. Alfanumerik

2. Klasifikasi

3. Numeric

4. Warna

5. Kronologi

· Alfanumerik → gabungan antara system abjad dengan sisitem numeric. Mula2 disusun menurut abjad, kemudian disusun menurut nomor di bawah urutan abjad

· Klasifikasi →DDC kurang cocok utk pemberkaan rekod, namun demikian banyak korporasi yg menggunakan system klasifikasi decimal utk pemberkasan rekod, namun tdk hrs slu mnggunakan 10 kelas utama. Cth: Willliam Decimal System → perush.kereta api, menggunakan 6 kelas utama, dan 2 kategori kosong

· Tidaklah benar kalu klasifikasi tdk cocok utk manaj rekod, krn klasifikasi jg digunakan utk rekod dan arsip.hanya saja pendekatan yg digunakan bukanlah pendekatan subyek, spt yg digunakan pustakawan.

· Pemberkasan menurut numeric artinya pemberkasan menggunakan angka. Ada 2 macam: 1. Berurut, → serial → system numeric langsung krn lgsg diatur menurut nomor urut. 2. Duplex. : terminal-digit-system dan middle-digit system

· System pemberkasan numeric cocok untuk:

a. perush.asuransi yg menyimpan rekod menurut nomor polis

b. badan kesejahteraan social yg menyimpan rekod menurut nomor kasus

c. perush bangunan yg berkaitan dgn nomor kontrak atau nomor surat perintah kerja, nomor stok, dan suku cadang

d. arsitek yg menggunakan nomor kontrak

e. bengkel automobile yg menyusun order pekerjaan berdasar nomor mobil

f. perush.real estate yg membuat daftar property menurut kode nomor

g. kantor pengacara

· System penomoran menurut nomor urut cocok utk berkas dgn volume 1000-10.000 berkas rekod.

· Keuntungan system penomoran urut:

1. Cocok untuk keperluan badan korporasi

2. Hemat waktu, tenaga dan uang

3. Mudah digunakan

4. Perluasan berkas mudah dilakukan dan tanpa batas

5. Penyimpanan dan temu balik mudah digunakan

6. Transfer rekod inaktif mudah digunakan.

7. Semua rujukan silang muncul dlm berkas kartu dan tidak mengganggu folder atau arsip berkas

8. Aman → dg tanda nomor, tdk akan menarik perhatian orang yg melihatnya

9. Jarang terjadi kesalahan antara mencocokkan nomor tagihan dg no.pembayaran

10. Daftar nama dan alamat koresponden dapat segera ditemukan dari berkas kartu abjad

11. Menghemat waktu dan tenaga pemberian nomor label

12. Folder yg salah jajar dpt ditemukan dg mudah krn nomor yg salah tempat ditemukan lebih cepat drpd folder yg disusun menurut abjad

· Kerugian system penomoran urut:

a. Pembuatan nomor, penyalinan nomor, dan angka yg tdk tertulis sulit dideteksi

b. Pemberkasan numeric merup metode tidak langsung

c. Biaya lebih mahal drpd pemberkasan abjad krn perlu pembuatan folder dan panduannya

d. Pemakai terlebih dahulu harus memeriksa indeks abjad,

e. Ada 2 metode pemberkasan, yaitu numeric dan abjad. Jd ada 2kelemahan yg terjadi sekaligus

f. Dg 2 kali pemilahan, berarti memerlukan waktu extra

g. Bila berkas semakin besar, semakin sulit mengingatnya→ peluang kesalahan pembarkasan

· System penomoran tak berurutan (nonconsecutive numbering) adl sisitem penomoran yg tdk memiliki urutan logis atau apabila memiliki, maka nomor yg mengikuti nomor lainnya dalam blok lainnya dihilangkan. System ini terbagi menjadi 2 : terminal-digit dan middle digit

· Terminal digit: 091941 → 09=tersier (no.folder); 19= sekunder ( no. panduan); 41= primer ( no.rak/laci)

· Terminal digit cocok utk rumah sakit, dan instansi yg memiliki volume rekod lebih dari 10.000 dan rekod yg masuk dgn segera diteruskan ke bagian rekod

· Keuntungan system digit terminal:

1. Galat/error yg terjadi lebih sedikit

2. Beberapa pemakai dapat menelusuri dan menemu kembali bersamaan krn mrk bekerja pd tempt yg berlainan dlm pemberkasan

3. Tercipta tanggung jawab yg efektif, krn dlm berkas yg besar, seorg rekod bertugas pd seksi tertentu

4. Besarnya berkas rekod tidak mempengaruhi system, krn dilakukan menurut digit primer&sekunder

5. Pemilahan berkas dpt dilakukan lebih cepat, lebih mudah, dan lebih cermat

· Kerugian system digit terminal:

a. Memerlukan pelatihan khusus

b. Apabila sebuah blok berkas bernomor unit diperlukan maka rekod harus diambil dari berbagai lokasi

c. Menghentikan system digit terminal memerlukan waktu lebih panjang krn rekod tidak diberkaskan menurut kronologis

d. Sebuah berkas yg salah tempat, sulit ditemukan krn kesamaan nomor.

· Middle-digit (digit di tengah) → 764303→ 76=sekunder(no.panduan); 43=primer(no.rak,laci atau seksi berkas); 03=tersier(no.folder)

· Pada system middle-digit diperlukan kesatuan blok (integritas blok) atau block integrity→semua rekod yg berkaitan dg 1 subyek hrs diberkaskan sama2

Tugas pemberkasan	Serial/nomor urut	Digit tengah	Digit akhir
Pemilahan	lambat	cepat	cepat
Distribusi kerja	Sulit membaginya secara merata	mudah dibagi secara merata	Mudah dibagi secara merata
Persiapan panduan berkas	Harus dimutakhirkan secara ajeg	Panduan hanya dibuat sekali saja	Panduan hanya dibuat sekali saja
Transfer&pemusnahan rekod	Mudah	Mudah	Sulit
Mengambil 100 berkas bernomor	Mudah dilaksanakan	Mudah dilaksanakan	Sulit dilaksanakan
Menempatkan rekod baru dlm berkas	Semuaya ditempatkn di akhir berkas	100rekod trakhir didistribusikn merata	Semuanya didistribusikan merata

· Penyusunan berkas menurut nomor/ numerik merup.sistem akses tidak langsung krn pemakai harus mmeriksa indeks abjad terlebih dahulu sebelum mengetahui kode nomor utk berkas/subyek yg diperlukannya.

· Berkas numeric memerlukan :

1. Log akses→ daftar nomor unitutk surat dan subyek serta nomor yg tersedia utk subyek tsb.

2. Indeks abjad

3. Berkas abjad umum

4. Berkas bernomor

· Kronologi →sistem penyusunan berkas yg disejajarkan menurut urutan tanggal, dari tanggal sampai dgn tahun. Susunan kronologi cocok untuk:

1. Suspense file→pending file atau tickler files→berkas yg harus dilaksanakan pd tanggal tsb

2. Berkas transaksi

3. Berkas perorangan

· Susunan kronologis tidak memerlukan indeks, rekod disususn menurut urutan kronologi terbalik, →tanggal paling muda berada di depan, sedang rekod pertama/plg tua berada di belakang

· Keuntungan system kronologi :

1. Apabila tahun diketahui maka metode ini bermanfaat

2. Cocok untuk klasifikasi menyeluruh,

3. Mudah dilaksanakan

· Kerugian knologi :

1. Hanya bermanfaat bg badan, perush.yg kecil saja

2. Tdk berguna bila tahun/tanggal tdk diketahui

3. Surat masuk terpisah dg surat keluar

· Pemberkasn Warna →penandaan bermanfaat dlm menunjukkan sesuatu yg khusus,, biasanya diletakkan pd label/punca (tab) yg ada pd folder

· System klasifikasi uniform (seragam) →SKU, dalam Inggris disebut Uniform Classification System (USC) → yaitu system klasifikasi baku yg digunakan perushaan sbg upaya utk menjembatani kesenjangan komunikasi dg cara menggunakan kosakata bisnis baku dalam klasifikasi rekod. SKU dibentu sbg akibat kesulitan yg dialami perush yg letaknya tersebar, menggunakan banyak bahasa, atau karyawannya berganti-ganti bila bertukar rekod dan informasi.