KAMI ADALAH MAHASISWA UPBJJ YOGYAKARTA FISIP ILMU PERPUSTAKAAN S1 TAHUN 2017
NAMA : CATUR KISWANA PUTRA
NIM : 021812568
Alamat : Jl. Wanagama 1, Banaran 2, Rt: 08 Rw: 02 Banaran, Playen, Gunungkidul, yogyakarta
DI BAWAH INI ADALAH HASIL RESUME, RANGKUMAN, RINGKASAN MODUL 4 PENGANTAR IILMU KEARSIPAN
KLASIFIKASI DAN TESAURUS UNTUK TEMU BALIK
KB 1 KLASIFIKASI REKOD
· Manajemen rekod menggunakn pendekatan fungsi dan atau
organisatoris, maka definisi klasifikasi dalma manajemen rekod adl proses
menggawai dan menerapkan skema berdasar aktivitas instansi atau perusahaan yg
menghasilkan rekod, rekod tsb kemudian dikategorikan dlm cara yg sistematis dan
konsisten
· Beberapa literature memberikan panduan bagaiman membuat
bagan klasifikasi berbasis pengetahuan. Contoh bagan klasifikasi adalh system
penomoran jamak yg menggunakan ancangan penyandian hierarkis bagi aspek primer,
sekunder, dan tersier sebuah subyek
· System penomoran jamak memiliki keuntungan :
1. Berkas
yg berkaitan terkelompok jadi satu.
2.
Berkas nomor dpt dterjemahkan menjdi kategori subyek
3. Relokasi
kelompok berkas tertentu lebih dipermudah
4. Pengindeksan kata kunci/ descriptor yg terperinci diperbolehkan→
bagan memberikan nomor subyek
· Kelemahan penomoran jamak:
1. Ada tuntutan menyediakan
ruang bagi berkas baru yg dibuka pd subyek yg sama
2. Bersifat komplek& sukar dimantapkan
· Menyusun bagan klasifikasi , langkah pertama adl
menyusun kategori dan sub kategori, kemudian memilah istilah yg digunakan utk
bagan klasifikasi
· Prinsip penyusunan bagan klaifikasi utk dokumen /berkas
sebuah badan korporasi:
1. Topic konsep tunggal dikumpulkan dg topic yg sama
atau berhubungan 2. Penataan dlm
larik→menata menurut kategori dan sub kategori yg logis
3. Penataan kategori scr keseluruhan mulai dr
yg krg penting sampai terpenting
· Persyaratan system pemberian kode :
1. Memiliki tata susunan
swabukti
2. Mudah diperluas
3. Sediakan tempat kosong dlm notasi
4. Bagan mencerminkan hubungan hierarkis
diantara masing2 istilah.
· Notasi → menyediakan mekanisme sintesis dikenal sbg
indicator faset.dpt berupa: penggunaan (/), (.),(:), atau symbol lain,2. Huruf
besar/kecil/ bilangan
· Langkah dalam pembuatan klasifikasi rekod sebuah
instansi/perush:
1. Mengumpulkan sumber informasi→hsil wawancara
2. Pemahaman keseluruhan menyangkut misi, dan
sasaran/objectives instansi/perush.
3. Membuat& mendaftar fungsi utama
instansi,, dll
· Perbedaan antara klasifikasi instansi atau perusahaan
(klasifikasi bisnis) dgn klasifikasi berbasis pengetahuan(dibuat berdasarkan
keberadaan ilmu pengetahuan):
1. Tujuan : - klas bisnis slain utk membuat bagan utk
menyususn dan menemu balik rekod juga untk menyediakan dasar utk mengembangkan
komponen lain
-klas.pengetahuan→menentukan golongan
dokumen yg diterima oleh perpustakaan.
2. proses :-bagan klas instansi dimulai dgn fungsi utama
dan aktivitas instansi /perush.secara luas, pada bagan klas pengetahuan
menggunakan prinsip literary warrant (isi dokumen / masalah subyek yg ada) dan
user warrant (kebutuhan kelompok pemakai utama) yg menjadi criteria dlm proses
kategorisasi.
3. klasifikasi instansi terbatas pada aktivitas yg
memiliki implikasi pertanggunagn jawab dan hanya pada dokumen berkaitan dg
pertanggungan jawab tbt.
4. nama unit/struktur instansi atau perush.dan istilah yg
mewakili isi subyek dapat dimasukkan ke klasifikasi instansi atau perush.atau
ditambahkan sbg lapis tambahan. Istilas subyek juga seringkali sama dengan
istilah fungsional.
5. bagi manajer rekod perlu mamahami klasifikasi yg
menggunakan pendekatan fungsional dan pengetahuan. Pendekatan
fungsional→pendekatan berdasar fungsi yg ada di sebuah instansi/perush
· Dalam
instansi/perush rekod lazim
dibagi lagi menjadi seri dan subseri, kemudian dibagi lagi menjadi
berkas(files), dibagi lagi menjadi unit temu balik yg terpisah2 terdiri atas
dokumen
· Seri atau seri rekod adalh sekelompok yg identik atau
berkaitan, biasanya digunakan dan diberkaskan sebagai sebuah unit utk keperluan
penjadwalan rekod.
· Berkas(file)s) adl kelompok dokumen yg berhubungan,
biasanya berada dalam sebuah map berkas( file cover) atau folder.
· Tujuan registrasi ( pencatatan) → menyediakan bukti
bahwa sebuah rekod telah diterima atau dibuat dalam sebuah system tata rekod.
· Pengindeksan adl proses menentukan dan menerapkan
istilah atau kode ke rekod sehingga dapat ditemu balik.
· Metadata adl deskripsi atau profil sebuah dokumen atau
objek informasi lainnya yg berisis data tentang konteks, bentuk dan isinya.
· Langkah/proses pengindeksan istilah thd dokumen dan
berkas:
1.
Memeriksa dokumen
2.
Mengenali konsep
temu balik yg bermanfaat
3.
Menerjemahkan
konsep ke kosakata pengindeksan
KB 2 TESAURUS
· Thesaurus →bahasa yunani→ gudang atau tempat menyimpan
harta benda atau kekayaan.
· Batasan definisi thesaurus dlm buku UNISIST terbitan
Unesco:
1. Ditinjau dr segi fungsinya, thesaurus=sarana pengawasan
istilah yg digunakan utk penerjemahan dari bhsa alamiah dokumen pengindeks
& bhs lbh terkendali
2. Ditinjau dr segi strukturnya, =kosakata yg
terkendali& dinamis yg terdiri atas istilah yg memiliki hubungan
semantic&generic dlm satu bidang subyek spesifik
· Jennifer Rowley dlm buku Organizing knowledge (ed.2)
→tesaurus=kumpulan kata atau frase yg menunjukkan hubungan sinonim, hub
hierarki dan hubungan lain, yg berfungsi sbg kosakata standar utk system simpan
dan temu kenbali informasi.
· →tesaurus =sebuah daftar abjad dari istilah yg
digunakan dan tidak digunakan, dengan penunjuk silang utk menghubungkan istilah
yg digunakan &tdk, dan menghubungkan istilah2 yg digunakan
· Thesaurus berbeda dg daftar tajuk subyek→tesaurus
menunjukkan hubungan sebuah istilah dg istilah lain yg lebih jelas, artinya
sebuah istilah dihubungkan dgn kelompok istilah yg lebih besar.
· Pada daftar tajuk subyek hubungan antara sebuah istilah
dgn kelompok lebih luas tidak ada (dlm thesaurus menggunakan IL), sedangkan hub
setara atau lebih sempit menggunakan tanda XX atau lihat juga( di thesaurus
bisa IB,ataupun IS,). Tanda X utk keteranagn lihat( di thesaurus menggunakan G
gunakan)
· Istilah yg digunakan: 1.
RL→Ruang Lingkup atau SN→ Scope notes
2.GU→gunakan
untuk atau UF→use for
3.IL→istilah
luas atau BT→broader term
4.IS→istilah
sempit atau NT→narrower term
5.IB→istilah
berhubungan atau RT→related term
6.G→gunakan
atau U→use
· Komponen thesaurus : 1. Istilah indeks atau descriptor
→istilah yg dpt digunakan utk menyatakan sebuah konsep dlm system simpan dan
temu kembali informs
2.Istilah
yg bukan descriptor yg berfungsi sbg pemandu kpd descriptor →istilah yg tidak
dipakai
· Faset → seluruh kelompok divisi yg dihasilkan apabila
sebuah subyek dibagi2 menurut karakteristik tunggal
· Notasi →sistem penyandian (coding) utk menentukan
lokasi masing2 dokumwen atau berkas serupa sebuah”alamat”
· Menyususn tesaurus→langkah2 ancangan faset analisis dlm
pembentukan thesaurus:
1. Memahami kebutuhan pemakai dan lembaga
2. Menentukan ruang lingkup thesaurus
3. Mengumpulkan istilah
4. Mengelompokkan istilah ke dalam kategori luas,
subkategori, dan subkategori
5. Menghasilkan thesaurus
Terima Kasih Sudah Mau berkunjung di Website Jadul kami, Semoga dapat Bermanfaat bagi kalian semua, Salam Mbah Man Jm 354 Gunungkidul.
ConversionConversion EmoticonEmoticon