PENGANTAR IILMU KEARSIPAN (ASIP4101) RANGKUMAN, RINGKASAN, RESUME, MODUL 5 ~ Gunungkidul

Image result for Pengantar ilmu kearsipan ASIP4101

KAMI ADALAH MAHASISWA UPBJJ YOGYAKARTA FISIP ILMU PERPUSTAKAAN S1 TAHUN 2017

NAMA : CATUR KISWANA PUTRA

NIM : 021812568

Alamat : Jl. Wanagama 1, Banaran 2, Rt: 08 Rw: 02 Banaran, Playen, Gunungkidul, yogyakarta

DI BAWAH INI ADALAH HASIL RESUME, RANGKUMAN, RINGKASAN MODUL 5 PENGANTAR IILMU KEARSIPAN

MANAJEMEN REKOD KERTAS DAN ELEKTRONIK

KB 1 MANAJEMEN REKOD KERTAS

· Secara umum komponen rekod yg disimpan dan atau dimusnahkan tampak sbb: 1. 10% rekod dipertahankan krn memiliki nilai jangka panjang

2. 25% rekod sebuah instansi atau perush disimpan pd berka arsip aktif 3. 30% rekod disimpan pada berkas arsip inaktif

4. 35% rekod tidak berguna & dpt dimusnahka

· Contoh seri rekod yg lazim diberkaskan, disimpan, dan ditemu balikyg menggunakan metode berlainan:

1. Berkas korespondensi umum

2. Rekod transaksi berkala( formulir, korespondensi yg berkaitan, dsb)

3. Rekod proyek (dokumentasi proyek, spt laporan penelitian, hasil survey, nota berkas, korespondensi)

· System penyimpanan rekod ada 3: 1. Penyimpana terpusat(setralisasi) 2. Tersebar(desentralisasi) 3. Kombinasi 2 sistem.

· Sentralisasi → keuntungan:

1. Mencegah duplikasi

2. Layanan yg lebih baik

3. Adanya keseragaman

4. Menghemat waktu

5. Hemat ruang, peralatan, dan ATK

6. Jasa kpd bagian lain

7. Pengamanan lebih terpadu

8. Keseragaman dlm pendidikan&pelatihan bgi manajer rekod

9. Pelayanan rekod aktif di bawah 1 atap

· Kerugian system sentralisasi:

1. Kesulitan fisik

2. Kebocoran informasi

3. Berbagai bagian mkin punya kebutuhan yg brlainan

4. Ketakutan akn hilangnya rekod

5. Pemakai tdk langsung memperoleh rekod bilamana diperlukan

· System desentralisasi→penyimpanan oleh masing2 unit. Keuntungan:

1. Dekat dengan pemakai

2. Sangat cocok bila informasi rahasia

3. Memungkinkn penyimpanan rekod yg relevan→hemat waktu pengangkutan berkas

4. Tdk ada waktu terbuang spt d sentralisasi

· Kerugian system desentralisasi:

1. Pengawasan oleh manajer sulit dilakukan

2. Terjadi duplikasi ruanagan, perlengkapan dan ATK

3. Sulit utk melatih tenaga pemberkas→sulitnya spesialisasi

4. Kesulitan pemberkasn dokumen yg relevan yg berkaitan dg 2 bag/lebih

5. Tidak ada keseragaman pemberkasan&peralatan

6. Rekod aktif yg saling berkaitan tersebar di barbagai tempat

7. Pengaman rekod tdk cukup dan lemah

· System kombinasi →tanggung jawab pada pundak manajer rekod atau petugas yg scra operasional bertanggung jawab pd rekod istansi/perus. Keuntungan:

1. System penyimpanan dan temu balik yg seragam

2. Menekan kesalahan pemberkasan serta rekod yg hilang

3. Menekan duplikasi rekod

4. Memungkinkan pengadaan terpusat dg imbas efisiensi biaya

5. Memudahkan control gerakan rekod sesuai jadwal retensi&pemusnahan

6. Adanya keyakinan manajemen di kalangan pengelola rekod

· Kerugian system kombinasi:

1. Rekod yg bertautan tdk pd tempat yg sama→menyusahkan

2. Kurang luwes→keseraganman belum/tidak ada

3. Masalah yg dibawa sentrl/desentral dibawa di sisitem ini

· System kombinasi lazimnya dipakai oleh perush yg memiliki dan mengoperasikan perush lain maupun anak perusahaan

· Untuk menata berkas pada filling cabinet, beberapa komponen harus digunakan antara lain:

1. Panduan(guides) →bisa dari kardus yg keras atau kertas karton utk memisahkan laci berkas atau rak menjadi bagian2 :panduan primer dan panduan khusus

2. Folder berkas→container yg digunakan utk menyimpan korespondensi atau dokumen dalam berkas.

· Prosedur penyimpanan hastawi(manual):

1. Mengedarkan rekod

2. Persiapan penyimpanan rekod

3. Pengindeksan dan penyandian(coding) →menentukan bagaimana segmen pemberkasan sebuah rekod akan dijajarkan

4. Rujukan silang

5. Pemilahan (sorting)

6. Pemberkasan

· Pemeliharaan berkas akan tetap efisien:

1. Lemari/laci→sediakan sekitar 10cm ruang lowong utk memudahkan penyimpanan, pengambilan dan penemuan berkas.

2. Panduan → disiapkan bagi setiap 6-8 folder pada laci /lemari rekod yg sangat aktif

3. Folder →harus diberi tanda utk mempercepat waktu temu balik

KB 2 MANAJEMEN REKOD ELEKTRONIK

· Teknologi informasi= teknoutk mngolah, mnyimpan, temu balk, mnybarkan mndayagunakn informsi numeric,tekstual,audio,&citra dg bantuan mikroelektronik

· Main frames→komputer besar, perlu pendingin khusus, tulang punggung pengolah data perus besar

· Super computer→lebih besar, hny dimiliki bbrp perush yg sngt besar&lembga penelitian

· Minicomputer→ sama dengan komp sebelu2nya, tp dengan ukuran lebih kecil

· mikrokomputer→Personal computer → bisa dijinjing kemana2→skrg lbh kecil→laptop &notebook

· server →jenis PC yg memiliki kapasitas simpan besar digunakan utk mengontrol jaringan sejumlah PC. Jenis PC lain disebut worstations

· Penggunaan computer utk tugas manajemen rekod dibagi menjadi 4 kategori:

1. Tugas administrasi umum:

a. program olah kata utk surat menyurat

b. program terbitan di atas meja (desktop publishing)

c. program grafis→membuat tanda, caption

d. program spreadsheet→anggaran belanja&statisti

2. kebutuhan manajemen dokumen elektrik(dokumen yg disusun , disimpan, disebarkan,&ditemu kembali scr elektronik) →diperlukan krn:

Volume dokumen elektronik smakin bertambah. 2. Lingkungan TI tmpat karyawan bekerja sngt tersebar dan berpusat pd pemakai

· System pencitraan digital→disimpan dlm bentuk biner cm mengenal 2 bilangan saja, 0 dan 1 keuntungn:

1. Memperbaiki arus informasi di instansi/perush stlh dokumen dipindai/scanned ke computer dan disimpan d computer

2. Dapat ditemu balik lebih cepat daripada dokumen dlm sebuah berkas kertas

3. Dapat dikonversi scr digital menjadi format teks dgn perangkat lunak optical character recognition(OCR), kemudian dimanipulasi baru ditelusur

4. Dapat mengelola semua dokumen, baik dlm bentuk elektronik maupun kertas, sbg sumber daya informasi terpadu total

· Pencitraan digital adl kmampuan scr elektronik mnerima, mnyimpan, mnemu balik, membagi,&mengolah informasi dr blm digital ke bentuk digital

· Penangkapan dokumen→pemindai/pamayar(scanner) →utk memasukkan informasi ke computer tnpa perlu mengetik ulang.

· Klasifikasi piringan optic: ada 3 jenis: a. WORM(write once read many) b. terhapuskan(erasable) c. Compact Disk(CD): CD-Rs(CDRecordable),CDRW

· Internet →internetworking of nerworks→ kumpulan jaringan regional yg saling berhubungan, menggabungkan jutaan komp semang(host comp) d brbagai negar

· www →world wide web→sistem yg plg banyak digunakan &plg bersahabat

· kegunaan internet: e-mail, discussion list, bulletin boards, dan newsgroups, menelusur informasi, mengambil&mmindahkan informsi/donload, transaksi dagang.

· intranet→ jaringan komunikasi intern berlandaskan standar internet, menggunakan protocol teknik/ TCP, technical Protocol/IP