Kegiatan Perpustakaan yang di Otomasikan - D2 Perpustakaan ~ Gunungkidul

Kegiatan Perpustakaan yang di Otomasikan

Program teknologi informasi di bidang perpustakaan, telah berkembang melalui beberapa tahapan yang sejalan dengan perkembangan teknologi informasi. Perkembangan teknologi ternyata sangat berpengaruh terhadap konsep otomasi perpustakaan. Kalau pada awal kegiatan perpustakaan secara terpisah, perkembangan selanjutnya dicoba suatu konsepsi pengembangan sistem secara terpadu. Bambang Setiarso (1997), berpendapat bahwa ada tiga fungsi utama dengan adanya sistem terpadu pada perpustakaan yaitu, pengadaan bahan pustaka /informasi, pengolahan informasi yang didapat , dan layanan informasi berupa sajian yang layak dipakai. Selanjutnya ketiga fungsi tersebut diatas perlu ditunjang atau didukung oleh administrasi, secara teknis dan penelitian/ pangembangan yang mantap.

Dari batasan tersebut di atas penulis, menguraikan kegiatan-kegiatan yang sangat perlu diotomatisasikan dalam pengelolaan perpustakaan:

a. Akuisisi

Bagian pengadaan di perpustakaan sering disebut akuisisi termasuk bagian seleksi bahan pustaka. Namun dalam otomasi perpustakaan. Kegiatannya hanya memberikan informasi pertimbangan pengadaan bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan, baik dari hasil kegiatan verifikasi deskripsi bahan pustaka yang sudah ada maupun yang belum ada atau akan dipesan. Menurut Muh. Najib (1993), dalam Boss dan Maecum, menyatakan bahwa sistem pengadaan bahan pustaka dengan menggunakan komputer yang ideal meliputi sebagai berikut :

1. Mampu mengetahui bahan-bahan yang sudah ada di perpustakaan sehingga mudah memesan ;

2. Memungkinkan pustakawan dalam memesan tambahan bahan pustaka bila masih di perlukan ;

3. Mampu mengetahui keadaan penjual dan penyalur buku ;

4. Mudah menentukan apakah materi tertentu yang dipesan sudah tidak terbit lagi atau belum terbit.

5. Memudahkan Pustakawan memesan langsung ke penjual buku lewat

komputer dan mengatur perincian biayanya ;

6. Memungkinkan bahan yang dipesan bila tersedia di kirim oleh penjual buku dalam jangka waktu 24 jam ;

7. Memungkinkan untuk mengetahui judul-judul penting yang tersedia di database sehingga bisa digunakan untuk menyeleksi buku, dll.

b. Pengolahan

Kegiatan pegolahan yang dimaksud adalah kegiatan rutin/pokok pegolahan

Bahan pustaka yakni, penetapan nomor klasifikasi dan pembuatan deskripsi data bibiografis bahan pustaka yang lazim disebut katalogisasi.

Fungsi kegiatan klasifikasi bahan pustaka dalam sistem otomasi perpustakaan adalah untuk menyeragamkan nomor-nomor klas buku yang sudah ada di dalam pangkalan data (T082). Sedangkan kegiatan katalogisasi bahan pustaka yang baru diolah dalam pangkalan data, harus terlebih dahulu dibuatkan deskripsinya baik melalui worksheet manual maupun langsung pada lembar kerja sistem yang ada di pangkalan data komputer server. (T020-T999)

c. Sirkulasi

Untuk kegiatan sirkulasi merupakan keluar dan masuknya bahan pustaka atau

dengan kata lain peminjaman, pengembalian , denda, tagihan, dan pendaftaran anggota perpustakaan secara terintegrasi secara cepat. Di samping kecepatan transaksi peminjaman dan pengembalian buku, komputer dapat membantu pustakawan pada bagian sirkulasi dalam hal-hal sbb :

1) Menentukan judul buku yang tersedia dan dimana lokasi buku tersebut di simpang ;

2) Menentukan apakah seseorang pengguna dapat meminjam atau tidak ;

3) Menyiapkan surat peringatan pada peminjam buku-buku yang sudah melampaui batas-batas pengembaliannya ;

4) Memungkinkan seseorang pengguna dapat memesan bahan pustaka tertentu yang sedang tidak berada di perpustakaan ;

5) Dapat menghitung denda apabila seseorang terlambat mengembalikan buku ;

d. Statistik

Kata statistik mempunyai dua macam pengertian, yakni dalam arti luas dan dalam arti sempit. Dalam pengertin luas adalah cara-cara ilmiah yang dipersiapkan untuk mengumpulkan, menyusun, menyajikan, dan menganalisa, data penyelidikan yang berwujud angka-angka. Dalam pengertian sempit adalah cara menunjukkan semua kenyataan yang berwujud angka-angka tertentu suatu kejadian atau gejala tertentu. Lebih jauh statistik diharapkan dapat menyediakan dasar-dasar yang dapat dipertanggungjawabkan untuk menarik kesimpulan yang benar dan untuk mengambil keputusan yang layak. Statistik perpustakaan dalam otomasi adalah pengetahuan tentang cara mengelola data yang berupa angka-angka, table, grafik, mengenai berbagai hal yang berhubungan dengan keadaan terutama kondisi aktivitas pengolahan bahan pustaka dan pelayanan sirkulasi.

e. Penulusuran Informasi

Penulusuran informasi dengan istilah asing, information retrieval, search information, seeling information. Paulina Atherton (1986), mengemukakan bahwa penemuan kembali informasi adalah suatu operasi dimana butir-butir dipilih dari suatu koleksi, tidak hanya katalog perpustakaan, tetapi juga indeks atau bibliografi. Proses penumuan kembali berulang-ulang pada setiap penelusuran informasi. Sementara H.S. Lasa (1997) dalam kamus istilah perpustakaan, memberikan batasan penemuan kembali informasi sebagai proses pencarian kembali informasi yang disimpang suatu perpustakaan.

Penelusuran informasi di dalam sistem jaringan otomasi yang dimaksud adalah pencarian an penemuan informasi melalui catalog yang terpasang pada computer serves atau melalui webbrowsher internet.

f. Jaringan Kerjasama Informasi

Kerjasama ini bisa diartikan dengan kerjasama antara dua atau lebih organisasi (dalam hal ini perpustakaan) untuk mengadakan layanan perpustakaan bersama untuk keperluan bersama dengan menggunakan falitas komputer yang ditunjang oleh tersedianya data base bibliografi bahan pustaka yang dipakai bersama. Jaringan kerjasam informasi yang dimaksud adalah layanan silang informasi khususnya deskripsi data bibliografi bahan pustaka yang dimiliki masing-masing perpustakaan baik yang sudah diolah dalam bentuk CD ROM (Off Line), maupun dalam bentuk Katalog Online di Internet dengan memiliki metadata format data base yang sama.